Pengertian Dokumen Project Charter : Fungsi, Komponen, dan Tahapan Pembuatannya

27 Sept, 2022

Pengertian Dokumen Project Charter : Fungsi, Komponen, dan Tahapan Pembuatannya - Kelancaran sebuah proyek karena adanya konsep dan arahan yang berarti. Keberhasilan dan kegagalan proyek pasti tergantung pada manajemennya. Dokumen project charter merupakan jenis media manajemen proyek yang dapat memaksimalkan dalam pengerjaannya.

Tentu saja tidak sama dengan project planning, jenis dokumen manajemen proyek ini lebih ringkas. Namun, akan sangat membantu berjalannya proyek kalau memang dijalankan dengan komitmen yang kokoh dari pimpinan perusahaan dan karyawannya.

Apa Itu Dokumen Project Charter?

Pengertian project charter bukan sesuatu yang sulit dipahami. Apalagi di sebuah perusahaan, pastinya sudah banyak mengenal jenis dokumen ini.

Sebagaimana yang sudah disinggung bahwa project charter adalah salah satu jenis dokumen manajemen proyek. Project charter sebuah dokumen pendek yang dipakai untuk manajemen proyek. Umumnya dikenal dengan sebagai dokumen project statement atau project definition.

Project charter berisi informasi penting yang meliputi ruang lingkup dari sebuah proyek yang akan berjalan dan ingin dicapai. Hal inilah, membuat adanya project charter menjadi salah satu bagian manajemen proyek yang dapat menentukan keberhasilan atau kegagalannya.

Salah satu dokumen penting yang bertujuan untuk melancarkan berjalannya proyek sekilas mirip dengan project planning, tapi nyatanya berbeda. Sebab, project charter memuat informasi lebih ringkas dan tidak terperinci secara detail pada tugas tiap sub unit dalam sebuah proyek.

Jadi, mengklaim dokumen project charter sama dengan project planning tentu saja merupakan sudut pandang yang salah. Sebab project charter memang kompleks tapi tidak terperinci seperti project planning pada umumnya.

Adanya project charter sangat menguntungkan dalam perjalanan proyek. Hal ini karena berjalan tidaknya sebuah proyek sangat bergantung pada kesiapan project charter yang dibuat.

Itulah sebabnya dokumen manajemen proyek ini dibuat sebelum resmi dimulai atau masuk tahap eksekusi. Dokumen penting ini layaknya parameter pengambilan keputusan di mana menentukan proyek akan dimulai dengan memaparkan gambaran proses hingga tujuan yang ingin dicapai.

Fungsi Dokumen Project Charter

Setelah memahami pengertian project charter pastinya sudah tergambar fungsi dari dokumen manajemen proyek ini kan? Tapi untuk lebih jelasnya mengenai fungsi project charter diantaranya sebagai berikut:

1. Memberi Arahan dan Fokus yang Jelas

Proyek membutuhkan pengelolaan dengan arahan yang jelas untuk kelancaran selama pengerjaannya. Oleh karena itu, dibutuhkan dokumen yang berisi informasi bagaimana cara memanajemen proyek dengan baik.

Fungsi project charter sebagai dokumen manajemen proyek dapat membantu memberi arahan dan fokus secara gamelang pada tim terkait target yang ingin dicapai dari sebuah proyek. Tidak hanya itu saja, dokumen manajemen proyek ini dapat membantu menyelaraskan antara tujuan dari bisnis organisasi skala besar dengan pelaksanaan proyek sehingga menjadi lebih terarah dalam perjalanannya.

2. Menjadi Awal Sebuah Proyek Perbaikan

Dokumen project charter juga memiliki peranan yang dapat menjadi langkah awal dalam sebuah proyek perbaikan. Utamanya proyek dengan basis metodologi Lean dan Six Sigma.

Praktisi hingga para ahli sepakat bahwa project charter menjadi penentu kesuksesan atau gagalnya sebuah proyek. Meskipun tidak memungkiri faktor-faktor lainnya.

3. Membantu Kesuksesan Proyek

Sebagaimana yang sudah disinggung berkali-kali, bahwasanya project charter dapat mendukung kesuksesan proyek. Hal ini dapat dilihat dari bagaimana dokumen manajemen proyek ini mendeskripsikan spesifikasi sumber daya yang dibutuhkan dan batasan-batasan proyek.

4. Berisi Informasi Risiko dan Estimasi sebuah Proyek.

Berjalannya pelaksanaan proyek bergantung pada dokumen project charter. Pada prakteknya, hambatan seringkali mengancam pelaksanaan proyek mencapai target. Hal ini dikarena kesalahan dalam merancang dokumen penting ini.

Project charter dapat dikatakan sebagai titik pusat penghubung antara fungsi steering committee, project sponsor, dan project leader. Sehingga pembuatannya harus dengan teliti dan fokus sesuai manajemen yang diharapkan.

5. Mendefinisikan Tanggung Jawab Stakeholder

Fungsi project charter yang terakhir adalah menjelaskan tanggung jawab stakeholder atau para pengemban kepentingan dalam sebuah proyek. Dengan ada keterangan yang jelas, tentu saja akan banyak manfaat dan pengaruh diperoleh.

Imbasnya akan menumbuhkan rasa tanggung jawab pada yang dilimpahkan untuk memanajemen proyek. Dengan demikian, harapan proyek akan sukses ada di depan mata. Jadi, tak heran kalau kualitas SDM menjadi salah satu unsur yang paling menentukan.

Komponen Dokumen Project Charter

Setelah panjang lebar membahas tentang pengertian project charter dan fungsinya. Dokumen manajemen proyek ini memiliki berbagai komponen penting yang perlu Anda pahami. Di antaranya sebagai berikut:

1. Nama Proyek Resmi

Pada dokumen manajemen proyek, terdapat komponen pertama dan utama yang harus tercantum yaitu nama proyek resmi. Sebab, tanpa ada nama proyek yang jelas tujuan dan strategi tidak dapat ditetapkan dan dirancang.

2. Sponsor

Komponen atau elemen berikutnya pada dokumen penting ini adalah sponsor. Tidak kalah penting juga dengan pencantuman nama dokumen.

Kita ketahui sendiri, bahwa proyek dalam pembangunannya sering melibatkan komunitas atau perusahaan tertentu untuk mendukung kelancarannya sebagai bentuk kerja sama. Peranannya dalam menunjang proyek tentu saja sangat berarti apalagi dari segi dana dan effort mereka.

Oleh karena itu, cantumkan sponsor sekaligus kontak informasinya pada dokumen project charter. Selain sebagai promosi ini juga bentuk penghargaan untuk mereka yang melibatkan dalam pelaksanaan proyek.

3. Manajer Proyek

Selain itu sponsor, Anda juga perlu mencantumkan manajer atau orang yang mengelola proyek. Seorang manajer terlibat langsung untuk bagaimana proyek dapat berjalan dengan baik.

Pada project charter Anda harus memasukkan manajer proyek dan kontak informasinya. Sebelum membahas terkait tujuan proyek.

4. Tujuan Proyek

Setelah sponsor dan manajer lengkap dengan kontak informasinya, komponen project charter yang tidak kalah penting adalah tujuan (goal) proyek.

Komponen project charter ini bisa dikatakan sebagai elemen yang harus ada dan jelas. Sebab, nantinya komponen ini yang akan mendukung terselesaikannya sebuah proyek.

5. Latar Belakang Proyek

Dokumen project charter juga terdapat komponen penjelasan tentang asal muasal proyek. Adanya latar belakang tentu saja membuat proyek juga lebih terarah dengan berbagai tujuan yang sudah ditetapkan.

Sebab akibat, sedari dulu sudah menjadi jawaban yang paling mendukung untuk tujuan apapun. Apalagi dalam proyek besar yang jelas-jelas memiliki goal tertarget.

6. Hasil Akhir Deliverables

Dalam fase-fase proyek, terdapat hasil akhir deliverables. Jadi komponen project charter berikutnya adalah hasil kerja akhir dari proyek baik itu berwujud maupun tidak berwujud.

6. Strategi

Komponen project charter juga memuat strategi global menyangkut pelaksanaan proyek tersebut. Tentu saja strateginya tidak diperinci seperti project planning, tetapi secara global yang menunjukkan bagaimana perjalanan proyek ke depannya.

7. Perhitungan Waktu Kasar

Terdapat pula pada dokumen project charter komponen perhitungan waktu kasar. Maksudnya, belum jelas tiap alokasinya membutuhkan berapa lama dalam kurun waktu tertentu (misal; sebulan atau setahun).

Hanya saja, diperkirakan dengan analisis yang tajam mengenai perhitungan kebutuhan waktu dalam pelaksanaan proyek.

8. Sarana dan Prasarana serta Sumber Daya Proyek

Komponen project charter yang terakhir adalah sarana dan prasarana proyek. Selain itu, juga dilengkapi dengan sumber daya biaya kasar, vendorse/stakeholders dan staff.

Tentu saja, disajikan dengan tidak terperinci tapi memuat informasi ringkas mengenai beberapa hal tersebut. Nantinya akan menjadi petunjuk untuk menjalankan proyek.

Tahapan Pembuatan Dokumen Project Charter

Cara membuat project charter melalui beberapa tahapan. Adapun tahapannya sangat mudah tetapi cukup kompleks sehingga perlu juga diingat dan dipelajari dengan baik sebelum menyusunnya.

Di bawah ini tahapan project charter yang perlu Anda ketahui sebelum mulai mengeksekusi sebuah proyek:

1. Input Stage

a. Dokumen Bisnis

Input yang pertama adalah dokumen bisnis yang berisikan informasi mengenai tujuan besar proyek serta kontribusinya dalam mencapai tujuan. Business document meliputi berbagai informasi yang diantaranya:

Business Case (Kasus Bisnis)
Market Demand (Kebutuhan Pasar)
Organizational Need (Kebutuhan Organisasi).
Customer Request (Permintaan Konsumen)
Technological Advance (Kemajuan Teknologi)
Legal Requirement (Persyaratan Hukum)
Ecological Impacts (Dampak Lingkungan)
Social Need (Kebutuhan Sosial)

b. Perjanjian

Pembukaan sebuah proyek hanya dapat disahkan dengan perjanjian resmi yang dilakukan oleh pihak terkait. Perjanjian resmi ini dibuat saat proyek melibatkan klien eksternal.

Wujud perjanjian resmi untuk dokumen project charter ini ada beberapa macam. Diantara macam-macamnya seperti kontrak, service level agreement, memorandum of understanding, letter of intent, perjanjian lisan, email dan perjanjian tertulis dengan berbagai media lainnya.

c. Faktor Lingkungan Perusahaan

Input stage sebagai tahapan project charter juga mencakup faktor lingkungan perusahaan. Sebab, faktor inilah yang dapat mempengaruhi proses pembuatan dokumen penting manajemen proyek ini. Diantara beberapa faktornya yaitu sebagai berikut:

Standar pemerintahan atau industri
Regulasi hukum
Kondisi pasar
Budaya organisasi dan iklim politik
Tata kelola organisasi
Ekspektasi stakeholder dan batas risiko, dan sejenis lainya.

d. Aset Proses Organisasi

Aset proses organisasi yang dapat menjadi faktor pemengaruh pembuatan project charter di antaranya sebagai berikut:

Kebijakan, proses, dan prosedur standar organisasi
Kerangka kerja, program, dan tata kelola proyek
Metode pemantauan dan pelaporan
Project charter templates
Penyimpanan dokumen proyek yang bisa meliputi catatan, hasil, performansi dan lain-lain.

2. Alat dan Teknik dalam Dokumen Project Charter

a. Penilaian Ahli

Referensi untuk menemukan pola atau strategi yang cocok untuk proyek adalah menggunakan penilaian ahli. Tentu saja dengan mempertimbangkan kesesuaiannya dengan data-data yang sudah terkumpul pada proses sebelumnya.

Penilaian tersebut dapat dipakai sebagai acuan dalam penyusunan strategi organisasi, pengaturan manfaat, pengetahuan teknik industri dan project scope, estimasi anggaran hingga waktu serta identifikasi risiko dan masih banyak lagi lainnya.

b. Pengumpulan Data

Cara membuat project charter Pada tahapan ini adalah mengenai pengumpulan data. Teknik yang dapat digunakan untuk penyusunan dokumen ini diantaranya melalui brainstorming, interviewers dan focus group discussion.

c. Keterampilan Interpersonal dan Tim

Pada tahapan alat dan teknik dalam dokumen project charter juga ada keterampilan interpersonal dan tim. Di antara keterampilan yang dibutuhkan yaitu facilitation, konflik manajemen dan meeting management.

d. Pertemuan atau Rapat

Pada tahapan project charter ini, meeting dilaksanakan bersama para stakeholder utama. Hal ini bertujuan agar bisa mengidentifikasi kriteria keberhasilan, tujuan, persyaratan, titik tahapan dan berbagai informasi penting lainnya.

Upaya ini dapat mengatasi kebingungan dari manajer proyek serta seluruh tim saat mulai melangsungkan proyek ke depannya.

3. Project Charter Outputs

a. Project Charter

Adapun output dari tahapan pembuatan dokumen ini adalah project charter itu sendiri. Sebuah dokumen penting yang mencantumkan berbagai informasi dasar yang sangat menunjang untuk keberlangsungan sebuah proyek, diantaranya tujuan proyek, parameter keberhasilannya persyaratan tingkat tinggi, deskripsi, batasan, hasil utama.

Selain itu, juga meliputi risiko jadwal pencapaian, anggaran yang ditetapkan, daftar stakeholder, persyaratan persetujuan proyek hingga Project Manager yang bertugas untuk bertanggung jawab.

b. Log Asumsi

Tahapan pembuatan dokumen project charter tidak hanya berhenti saat sudah selesai dibuat. Tetapi ada proses lainnya yang tidak boleh dilewatkan yaitu pembuatan log asumsi.

Log asumsi merupakan sebuah upgrade dokumen proyek yang termasuk bagian dari output pada analisis kualitatif risiko. Di mana asumsi bisa hadir sebagai pelajaran atau fakta.

Selain itu, asumsi juga merupakan sesuatu yang belum diketahui kebenarannya. Tetapi tetap mencatatnya ke dalam perhitungan sehingga progres dapat dilihat.

Fungsi log asumsi sendiri, yaitu merekam semua asumsi sekaligus kendala sepanjang putaran waktu proyek dan menjadi bagian dalam manajemen risiko yang sangat bermanfaat untuk perkembangannya.

Keuntungan Menggunakan Project Charter

Setelah panjang lebar membahas tentang pengertian dokumen project charter, fungsi dan tahapan pembuatannya tentunya kurang lengkap Kalau Anda belum mengetahui apa sebenarnya keuntungan menggunakan dokumen manajemen proyek ini. Nah, di antara keuntungan yang akan anda dapatkan diantaranya sebagai berikut:

1. Mengetahui Kemungkinan Masalah dan Risiko

Penggunaan dokumen penting ini memungkinkan Anda mengetahui masalah serta resiko yang akan dihadapi kedepannya selama melangsungkan proyek. Dengan begitu, organisasi dapat manajemen kemungkinan risiko tersebut dengan pencegahan atau jalan keluar.

2. Proyek Lebih Terkontrol

Keuntungan penggunaan project charter juga dapat membuat keberlangsungan proyek lebih terkendali. Sebab dokumentasi timeline proyek sudah jelas.

Di mana project charter memaparkan tugas serta siapa dan kapan seseorang tersebut melaksanakan tugasnya. Sementara adanya timeline di sini dapat membantu semua aktivitas kerja sehingga dapat diketahui kondisi dan apapun yang sedang ditunda.

3. Mengetahui Tujuan Organisasi

Setiap organisasi memiliki tujuan dengan pembuatan project charter, maka dapat nampak jelas tujuan dari sebuah organisasi dalam sebuah proyek.

4. Mengenal Stakeholder secara Detail

Dengan dokumen project charter Anda dapat mengetahui secara detail pengemban kepentingan dan perannya. Sebab, meskipun susunannya ringkas memuat informasi yang kompleks dengan jelas.

5. Mudah Mengklarifikasi Peran dan Tanggung Jawab

Penggunaan project charter dapat mudah mengetahui siapa saja pemangku kepentingan dalam proyek mulai dari vendor, anggota hingga pengguna bisnis dan manajemen. Sehingga peran dan tanggung jawabnya dapat diklasifikasi secara jelas.

Selain beberapa keuntungan tersebut, project charter juga dapat menjelaskan proses kontrol perubahan. Ini menjadi alasan mengapa penggunaan dokumen penting ini sangat disarankan dalam penyusunan proyek.

Kesimpulan

Dari berbagai ulasan lengkap di atas juga saja sudah dapat dipahami mengenai pengertian dokumen project charter di mana sebagai salah satu jenis dokumen manajemen proyek yang sangat penting. Berbagai fungsinya memberi arahan dan fokus yang jelas, menganalisis kemungkinan masalah dan resiko, membantu kesuksesan proyek serta untuk mengetahui dengan jelas stakeholder dan tanggung jawabnya.

Selain itu, berbagai komponen project charter juga menjadi unsur penting pembuatan dokumen ini. Sebab, yang nantinya akan menunjang pembuatannya.

Adapun tahapan sederhana dalam pembuatan dokumen project charter meliputi input stage, teknik dan alat serta output-nya yang berupa project charter itu sendiri. Tentunya dalam penerapannya ada berbagai keuntungan termasuk menyukseskan proyek.