Pengertian Manajemen Proyek : Fungsi, Fase, dan Konsepnya

Pengertian Manajemen Proyek : Fungsi, Fase, dan Konsepnya - Manajemen proyek merupakan kunci keberhasilan dalam mencapai sebuah rencana besar. Walaupun Anda telah mengumpulkan semua SDM kualitas paling tinggi, menuangkan dana dengan jumlah di atas rata-rata, serta memenuhi semua fasilitas yang dibutuhkan, semuanya tidak akan berjalan lancar tanpa manajemen yang baik.

Kebanyakan perusahaan umumnya punya project manager dengan tugas khusus untuk menyusun semua rencana dalam proyek tersebut.

Namun bukan berarti Anda tidak bisa melakukannya sendiri, sebab project management adalah sebuah skill yang bisa di asah. PMI (Project Management Institute) bahkan mengembangkan dan membagikan konsep detail tentang masalah ini.

Apa Itu Manajemen Proyek?

Konsep manajemen proyek yang dikembangkan oleh PMI maksudnya adalah sebuah langkah atau urutan fase dalam menyelesaikan proyek atau goals tertentu.

Goals yang dimaksud di sini bisa jadi sebuah proyek pekerjaan, tugas, proyek event, hingga hal-hal kecil seperti renovasi rumah, hingga hal-hal berkaitan dengan hobi. Meskipun begitu, memang konsep manajemen seperti ini lebih banyak ditemukan di ruang lingkup dunia pekerjaan.

PMI sendiri mengartikan project management sebagai sebuah pengaplikasian ilmu, skill, serta tools dan teknik dalam sebuah proyek untuk memenuhi kebutuhan dalam proyek tersebut.

Sebagian besar dari kita mungkin mengira manajemen sebuah proyek hanyalah mengatur-ngatur siapa harus menyelesaikan tugas apa saja. Namun, metode seperti itu bukanlah cara yang tepat untuk me-manage proyek dengan baik.

Fungsi Manajemen Proyek

Ada 6 fungsi manajemen proyek dan alasan mengapa setiap proyek yang berhubungan dengan pekerjaan wajib diatur dengan cara ini, di antaranya:

1. Perencanaan Proyek dengan Realistis

Anda bisa saja punya rencana besar yang ingin dicapai dalam kurun waktu tertentu. Namun apakah benar tim Anda dapat mencapai rencana tersebut dengan deadline waktu yang sudah ditentukan?

Jika ternyata tidak mungkin, tentunya proyek yang sudah setengah jalan tersebut hanya akan berakhir sia-sia.

Itulah mengapa project management dibutuhkan untuk perencanaan proyek secara realistis. Hal ini dilakukan dengan melihat apa saja yang perlu dilakukan, berapa estimasi untuk menyelesaikan masing-masing tugas, berapa banyak ketersediaan SDM saat ini, dan masih banyak lagi.

2. Dapat Merencanakan Tiap Objektif dengan Jelas

Dari rencana besar yang sudah dipikirkan tadi, ada rencana-rencana kecil untuk merealisasikannya.

Sebagai contoh dalam manajemen proyek konstruksi pembangunan apartemen, proyek tersebut harus dimulai dari perencanaan lahan, perancangan arsitektur bangunan, pemilihan bahan, pencarian tenaga kerja, dan masih banyak lagi.

Sehingga jauh sebelum batu pertama ditempatkan di lahan, perlu dilakukan perencanaan dan objektif kecil untuk memastikan proyek bisa berjalan lancar hingga selesai.

Tanpa manajemen dengan objektif kecil seperti ini, akan ada masalah yang muncul karena ada kebutuhan yang terlewat, atau terjadi hal-hal di luar rencana hingga.

3. Memastikan Proyek Selaras Keinginan Organisasi

Fungsi manajemen proyek yang satu ini sangat penting bagi setiap perusahaan. Sebab dalam menyelesaikan sebuah proyek, ada ratusan bahkan ribuan cara yang bisa dilakukan. Namun tidak semua strategi tersebut selaras dengan visi misi dari perusahaan atau organisasi.

Sebagai contoh dalam melakukan proyek marketing campaign produk baru dari sebuah brand, tim marketing bisa menyusun beberapa cara, misalnya melakukan endorsement ke influencer di media sosial, beriklan di TV atau Youtube, dan masih banyak lagi.

Fungsi manajemen proyek dalam kasus seperti ini adalah memastikan strategi yang akan ditempuh sesuai dengan keinginan organisasi sebelum proyeknya dimulai.

4. Mengatur dan Memonitor Proses

Ketika tahap perencanaan sudah selesai dan proyek sudah berjalan, project management tetap harus dilakukan. Sehingga progress dari proyek ini bisa tetap dijalur yang sudah direncanakan.

Fungsi dari project management ini masih ada hubungannya dengan poin pertama. Karena Anda sudah memecah rencana besar jadi goals yang lebih kecil, maka Anda bisa tahu kapan goals pertama selesai, kapan harus memulai goals kedua, dan seterusnya.

Metode ini membuat tim dalam proyek tahu harus mengerjakan apa, tidak mengatasi masalah secara reaktif, dan dapat melihat progress dari proyek tersebut secara jelas.

5. Quality Control

Setiap proyek pasti ingin diselesaikan dengan kualitas setinggi mungkin. Namun standar kualitas tinggi tiap orang berbeda-beda.

Di mana project manager, hal yang tim anggap sudah bagus mungkin belum memenuhi standar yang diinginkan. Itulah yang disebut dengan quality control, yaitu memastikan kualitas pekerjaan sesuai dengan goals yang sudah ditentukan di awal.

Berkat manajemen proyek, Anda bisa melakukan quality control dari setiap proses yang sudah diselesaikan. Sehingga jika belum mencapai standar, masih ada waktu untuk memperbaiki kualitasnya.

Sedangkan tanpa manajemen sama sekali, quality control mungkin hanya akan dicek di akhir proyek, yang mana akan sangat beresiko jika ternyata hasilnya tidak sesuai ekspektasi.

6. Efisiensi Budget

Dan yang terakhir sekaligus paling penting dalam project management adalah efisiensi budget.

Seperti yang sudah dikatakan di awal, berapapun dana yang dikeluarkan tidak dapat memastikan kualitas proyek tanpa manajemen yang baik. Sebaliknya, budget terbatas justru bisa menghasilkan hasil proyek terbaik jika di-manage secara profesional.

Efisiensi budget dalam sebuah proyek berhubungan dengan manajemen resiko, dan pengoptimalan sumber daya baik fasilitas maupun SDM.

Tanpa manajemen seperti ini, tidak menutup kemungkinan dana akan hilang begitu saja tanpa ada progress signifikan dari proyek tersebut.

Fase dalam Manajemen Proyek

Dalam metode yang dikembangkan oleh PMI, terdapat 5 tahapan manajemen proyek, yaitu:

1. Initiation
2. Planning
3. Execution
4. Monitoring and Control
5. Closure

Mari kita pelajari bagaimana penyelesaian dari tiap tahap di atas.

1. Initiation Phase

Tahap awal dari setiap proyek adalah initiation phase alias fase inisiasi.

Pada tahap ini, orang-orang yang akan terlibat dalam sebuah proyek akan menuangkan semua ide mereka dengan kacamata  lebih luas. Artinya mereka akan menjelaskan apa tujuan yang ingin dicapai, apa kira-kira impact dari  tujuan tersebut, dan kapan mereka ingin memulainya.

Umumnya dalam initiation phase juga dipilih siapa yang akan menjadi project manager jika tidak belum ada jabatan tersebut dalam perusahaan Anda.

2. Planning Phase

Planning phase atau fase perencanaan adalah tahap dimana diskusi dilakukan untuk menentukan bagaimana cara mencapai tujuan dari initiating phase tadi.

Pada tahap ini, goals yang dilihat dari kacamata besar akan dipecah menjadi goals-goals kecil. Contohnya, apa yang harus disiapkan untuk mencapai tujuan ini, langkah pertama apa yang harus dilakukan, bagaimana standar yang harus dipenuhi, dan masih banyak lagi.

Pada planning phase, dilakukan juga estimasi dari setiap task atau objektif, termasuk estimasi waktu,  sumber daya, dan budget.

Dan terakhir, risk manajemen,  yaitu memperkirakan resiko yang bisa terjadi, berapa besar kemungkinan terjadinya, dan apa yang harus dilakukan untuk mengatasinya. (Selengkapnya klik disini)

3. Execution Phase

Langkah berikutnya adalah execution phase adalah eksekusi. Bisa dibilang, tahap ini akan memakan waktu paling lama, namun dengan progress yang bisa dilihat setiap hari.

Seluruh perencanaan yang sudah dibuat di kedua tahap sebelumnya akan diaplikasikan pada tahap ini. Mulai dari rencana pembentukan tim, pengadaan fasilitas, dan eksekusi untuk mencapai task-task kecil demi mewujudkan goals utama dari proyek.

Project manager memang tidak akan terjun langsung dalam menyelesaikan seluruh task dalam fase ini. Namun Anda tetap harus mengawasi dan memastikan semua pekerjaan selesai dengan standar yang diinginkan, penggunaan budget dan sumber daya dilakukan dengan efektif, dan semua progress terdokumentasi. (Selengkapnya klik disini)

4. Monitoring and Control Phase

Monitoring and control phase dilakukan untuk meminimalisir terjadinya resiko yang sudah diperkirakan pada tahap planning phase.

Monitoring and control phase bisa berjalan bersama dengan fase eksekusi. Namun agar proses monitoring semakin efektif, biasanya fase ini dilakukan tiap minggu atau tiap task kecil sudah selesai.

Proses monitoring oleh project manager bisa dilakukan berdasarkan laporan dari setiap tim atau terjun langsung ke lapangan untuk meninjau kinerja serta progress dari proyek tersebut.

5. Closure Phase

Dan fase manajemen proyek yang terakhir adalah closure alias penutupan.

Ketika semua task, baik yang kecil maupun besar, sudah terlaksanakan, sekarang waktunya melakukan penutupan dengan menyelesaikan goal utama dari proyek ini. Contohnya dalam proyek software developer, maka goals utamanya adalah merilis software tersebut ke publik atau mengirimkan ke klien.

Pada tahap ini, project manager juga perlu membereskan dokumen-dokumen yang sifatnya formalitas seperti menyelesaikan kontrak dengan tiap pekerja dan pihak yang bekerja sama, mengarsipkan dokumentasi proyek, dan masih banyak lagi.

10 Konsep Utama yang Wajib Dipenuhi dalam Manajemen Proyek

Dalam manajemen proyek, ada 10 konsep utama yang meningkatkan persentase keberhasilan proyek tersebut. Yaitu:

1. Struktur dalam manajemen proyek
2. Point of contact
3. Goals yang jelas
4. Dokumentasi
5. Manajemen resiko
6. Manajemen perubahan
7. Delivery capabilities
8. Manajemen kinerja
9. Komunikasi
10. Transparansi

1. Struktur Project Management

Konsep pertama yang dibentuk dalam project management adalah strukturnya. Baik itu struktur prosedur yang akan dilakukan, struktur alat dan fasilitas yang perlu disediakan dari awal hingga akhir, struktur masing-masing tim dan penanggung jawabnya, dan lain-lain.

Penyusunan struktur ini harus dilakukan secara formal. Bukan hanya agar dapat dilaporkan kepada perusahaan, struktur formal akan jauh lebih mudah dibaca oleh semua orang yang berhubungan dengan proyek tersebut.

2. Point of contact

Point of contact merupakan individu yang akan menjadi representasi dari proyek tersebut, baik kepada tim yang bekerja di lapangan, maupun eksekutif yang menerima laporan.

Project manager dan point of contact bisa dari orang yang sama maupun berbeda. Poin terpentingnya adalah ia harus bisa menjelaskan ide, rencana, dan tujuan yang ingin diraih dalam project tersebut.

3. Goals yang Jelas

Sebelumnya sudah dijelaskan bahwa tujuan dari manajemen proyek adalah untuk menentukan goals yang jelas dalam sebuah proyek.

Lalu, goals seperti apa yang dianggap jelas?

Goals yang jelas adalah yang dapat dilihat outcome atau impact dari tujuan tersebut. Dengan begitu Anda bisa mengukur tingkat kesuksesan dari proyek yang sedang dijalani.

Menjadi brand terbaik nomor 1 di Indonesia tidak bisa disebut sebagai goal yang jelas. Namun meningkatkan penjualan sebesar 5% lewat produk terbaru, atau meningkatkan brand awareness pada masyarakat melalui proyek rebranding baru bisa disebut clear goals.

4. Dokumentasi

Dokumentasi juga berkaitan dengan struktur dalam project management. Sebab fungsinya sama-sama untuk menjaga agar proyek berjalan sesuai rencana yang sudah ditentukan serta menjadi bahan evaluasi untuk proyek kedepannya.

Proses dokumentasi harus dilakukan dari awal, ketika fase perencanaan proyek, hingga selesai di fase penutupan.

5. Manajemen Resiko

Manajemen resiko juga merupakan konsep yang wajib dimiliki dalam sebuah proyek. Sebab, semua proyek pasti punya resiko masing-masing, baik kecil maupun besar. Dan pemikiran seperti ini adalah hal yang sangat normal, khususnya ketika sedang me-manage proyek besar.

Fungsi dari manajemen risiko ada dua, yaitu:

1. Meminimalisir terjadinya resiko yang dapat menghambat atau merugikan proyek
2. Menyiapkan langkah penanggulangan resiko ketika sudah terjadi

6. Manajemen Perubahan

Manajemen perubahan dalam sebuah proyek atau management of project changes juga punya dua fungsi.

Fungsi yang pertama adalah untuk fleksibilitas apabila ada hal-hal yang terjadi di luar perencanaan, bahkan di luar manajemen resiko. Sebagai contoh, proyek-proyek yang sedang berlangsung di masa pandemi menerapkan manajemen perubahan dari WFO ke WFH agar proyek tersebut bisa tetap berjalan.

Fungsi kedua adalah untuk menjaga agar perubahan tidak melampaui tujuan utama proyek tersebut. Sebab klien dan eksekutif pasti menginginkan proyek paling sempurna dengan menambahkan tugas-tugas baru. Jika tidak di-manage dengan baik, tugas-tugas tambahan ini dapat membebani budget dan kemampuan sumber daya manusia hingga melampaui rencana awal.

7. Delivery Capabilities

Delivery capabilities dilakukan untuk mengetahui kapabilitas masing-masing tim dan sumber daya manusia dalam menyelesaikan tugas mereka.

Sehingga project manager dapat mengestimasikan bagaimana kualitas akhir dari proyek tersebut dan melihat apakah kualitasnya sudah memenuhi keinginan customer atau klien.

8. Manajemen Kinerja

Manajemen kinerja juga mirip dengan delivery capabilities. Hanya konsep manajemen ini bukan untuk mengukur kemampuan masing-masing tim, tapi untuk mengukur bagaimana perubahan dari satu hal akan mempengaruhi tim di divisi lain.

Oleh karena itu manajemen kinerja punya 3 komponen utama, yaitu:

1. Scope
2. Scheduling
3. Cost

9. Komunikasi

Konsep dalam manajemen proyek selanjutnya adalah komunikasi, yang mana merupakan 90% dari seluruh proyek tersebut.

Komunikasi dapat termasuk briefing, brainstorming, meeting, workshop, hingga komunikasi kecil antar tim dan anggota tim.

Seperti yang kita pahami, komunikasi yang baik adalah kunci dari segalanya. Itulah mengapa tadi juga dijelaskan tentang point of contact yang harus bisa mengkomunikasikan tujuan dan rencana proyek ke anggota tim maupun ke eksekutif.

Saat ini pun sudah banyak tools yang bisa digunakan untuk mempermudah komunikasi sebuah project, misalnya Flowchart, Structure Plans, dan masih banyak lagi.

10. Transparansi

Komunikasi yang baik akan membuat transparansi antar anggota tim. Sehingga tidak ada satu orang pun yang merasa ditinggalkan dalam proyek, atau merasa bekerja dalam gelap tanpa tahu tujuan, langkah selanjutnya, serta apa yang akan didapatkan dari pekerjaan tersebut.

Transparansi tentunya juga harus diberikan kepada atasan seperti eksekutif dan stakeholder. Sebab mereka akan  bertanggung jawab atas apa yang dilakukan oleh perusahaan mereka.

Konsep transparansi juga bisa dicapai dengan dokumentasi yang baik. Walaupun tidak ada niat untuk menutupi laporan dan progress dari sebuah proyek, jika tidak ada dokumentasi yang baik, maka eksekutif tidak dapat memahami seluruh proses, budgeting, dan key task dari proyek tersebut.

Memang ada banyak hal yang perlu dipelajari dalam manajemen proyek. Namun karena ini merupakan skill, maka Anda dapat melatihnya menggunakan pengalaman dari satu proyek ke proyek lainnya.

Oleh karena itu mulailah terapkan konsep ini dari proyek kecil yang sifatnya perorangan sebelum menjadi project manager dengan goals skala besar.

Penutup