Pengertian Project Scope Management : Tujuan, Ruang Lingkup, dan Tahapannya

12 Oct, 2022

Pengertian Project Scope Management : Tujuan, Ruang Lingkup, dan Tahapannya - Proyek merupakan sesuatu yang kompleks, sehingga membutuhkan ruang manajemen yang tidak sederhana juga. Semua ruang lingkup proyek membutuhkan pengaturan yang terarah dan terstruktur. Sehingga setiap proyek pasti membutuhkan project scope management, yang mana merupakan langkah awal untuk memanajemennya.

Dilakukan manajemen yang dari setiap lingkup, bertujuan agar proyek bisa tetap berjalan lancar meskipun nanti dihadapkan dengan berbagai resiko. Fungsi manajemen ruang lingkup yang maksimal dapat menyukseskan keberlangsungan proyek Anda.

Pengertian Project Scope Management

Project scope management adalah proses dalam menentukan seluruh scope (ruang lingkup) dan kegiatan yang harus dijalankan ketika mengeksekusi sebuah proyek besar. Dalam menentukan project scope termasuk langkah awal dalam menetapkan waktu, anggaran sekaligus alokasi sumber daya (resources) dari proyek.

Adapun project scope management process juga dapat didefinisikan sebagai aktivitas yang diperlukan untuk memproduksi proyek hasil kerja akhir yang diharapkan atau disebut dengan deliverable. Sementara struktur rincian kerja termasuk hal yang menjadi penentu keberhasilan project, di mana bila terjadi perubahan maka hanya bisa dilakukan dengan prosedur formal.

Manajemen ruang lingkup proyek yang dibuat tentu saja melalui kesepakatan antara klien, sponsor hingga manajer proyek. Beberapa orang yang terlibat dalam kesepakatan tersebut akan mengikat tim proyek dalam melakukan pengembangan.

Oleh karena itu, dokumen project scope manajemen ini dijelaskan dengan cukup detail. Pembuatannya dirancang dengan baik sehingga membuat manajer proyek dapat bekerja jauh lebih nyaman. Selain itu proyek juga tidak akan banyak mengalami ancaman atau hambatan.

Sebab, memang dalam melaksanakan proyek pasti terdapat hal maupun kendala yang kemungkinan terjadi. Adanya sebuah dokumen ini dalam sebuah proyek dapat mempengaruhi hingga 52% sebagaimana catatan PMI.

Jadi, meskipun terdapat scope yang jelas, bukan berarti bebas risiko atau kendala. Hanya saja, dengan adanya manajemen ruang lingkup proyek yang bagus bisa meminimalisirnya dengan jauh lebih baik.

Ketercapaian ini tentu saja dikarenakan semua tim memikirkan, merancang hingga menyepakati ruang lingkup proyek sebelum mulai mengeksekusinya. Hal ini tentu menjadi perhatian tersendiri bagi project manager.

Tujuan Project Scope Management

Setelah banyak mengetahui tentang pengertian manajemen project scope, tentu saja sudah sedikit banyak tergambar tujuan sekaligus fungsi dari dokumen penting ini. Hanya saja, untuk lebih jelas dan terperincinya lagi di bawah ini kami paparkan beberapa tujuan manajemen project scope:

1. Membantu Mengendalikan Proyek saat Kurang Stabil

Proyek dilaksanakan tentu saja dikarenakan ada maksud kebutuhan dan prioritas untuk kelompok, organisasi, perusahaan tertentu atau bahkan masyarakat luas. Kita pahami sendiri bahwa klien dan ruang lingkupnya kadang tiba-tiba merubah kebutuhan bahkan persyaratan di tengah proyek.

Masalah tersebut kadang terjadi secara terus menerus dan tak terprediksi. Adanya project scope management membantu menstabilkan proyek saat ada kemungkinan kurang stabil seperti itu.

Dengan demikian, dapat mengurangi kekhawatiran mandeknya proyek akibat perubahan unsur saat sedang berlangsung. Sebab, semuanya sudah manajemen dalam dokumen secara tertulis sehingga tidak akan ada ancaman perubahan dari segi persyaratan maupun kebutuhan proyek.

2. Menghindari Perubahan Target dan Tujuan

Tidak hanya kebutuhan dan persyaratan yang sering berubah di tengah berjalannya proyek tetapi target dan tujuan juga kadang harus diubah akibat beberapa faktor dan pertimbangan tertentu dalam tim. Kalau masalah ini tidak disikapi dengan baik, proyek bisa saja akan amburadul bahkan terbengkalai.

Adanya dokumen manajemen ruang lingkup proyek, nantinya Anda dapat menentukan strategi sekaligus alasan mengapa target dan tujuan tersebut harus dikukuhkan. Sehingga tidak ada alasan lain untuk merubah semuanya.

Selain itu, keseluruhan sudah dirancang dan dipikirkan beberapa perubahan yang nantinya akan muncul, sehingga alternatifnya mudah ditemukan dan diterapkan pada proyek.

3. Mengatasi Masalah Anggaran

Project scope management bertujuan menangani masalah anggaran. Misalnya, saat kebutuhan proyek melebihi batas anggaran yang sudah ditentukan di awal perancangannya.

Semuanya akan jauh lebih teratur karena terlebih dahulu sudah ditentukan anggaran yang jelas lengkap dengan kebutuhannya. Salah satu yang mendukung proyek sudah diperkirakan dananya bahkan dihitung dengan cermat agar mencegah adanya kekurangan anggaran atau kebutuhan melebihi budget.

4. Memecahkan Permasalahan Proyek dengan Deadline

Tidak adanya manajemen yang bagus dalam pelaksanaan proyek, akan memunculkan permasalahan pada deadline atau batas waktu penyelesaiannya. Bisa saja tim akan molor waktu akibat beberapa faktor tertentu sehingga menjadi kurang fokus untuk memaksimalkan proyek.

Alhasil proyek sering mandek dan akhirnya melebihi batas deadline yang kemudian akan menguras banyak dana. Adanya dokumen project scope management dapat mengontrol hal ini agar tidak terjadi. Sebab, sudah ditentukan dengan jelas timeline proyek termasuk beberapa hal yang mendukung serta manajemen secara terarah, sehingga tidak molor pelaksanaannya.

5. Memudahkan Tim Menjalankan Proyek

Sebagai sesuatu yang kompleks, proyek tentu saja tidak mudah untuk dijalankan. Banyaknya kemungkinan hambatan perlu manajemen yang bagus, khususnya pada aspek ruang lingkupnya. Sebab, scope dari proyek termasuk modal utama berjalannya proyek ke depan.

Manajemen project scope dapat membantu anggota tim, mulai dari manajer proyek hingga karyawan yang terlibat dalam hal tersebut. Bisa dikatakan dokumen manajemen ini cukup menentukan berhasil tidaknya suatu proyek.

6. Mengontrol dan Mendefinisikan Hal-hal Lainnya yang Berkaitan dengan Proyek

Project scope management juga bertujuan mengontrol sekaligus mendefinisikan hal-hal yang berkaitan dengan proyek. Tentu saja, mengenai ruang lingkupnya yang meliputi jadwal pelaksanaan proyek, anggaran serta sumber daya manusianya maupun hal-hal berhubungan lainnya.

Semuanya dikontrol, sehingga tidak ada permasalahan seperti keperluan proyek melebihi anggaran, pelaksanaan melewati timeline dan lain sebagainya. Adanya manajemen proyek ini sangat membantu dalam menyukseskan proyek hingga akhir tentu saja dengan hasil kerja yang sempurna.

Ruang Lingkup Project Scope Management

Cakupan manajemen proyek ini sebagai bagian dari proses perencanaan. Sehingga tak heran juga disebut sebagai project scope management plan. Di antara ruang lingkupnya tersebut meliputi

1.Waktu (Time)

Sebelum menjalankan proyek, ada waktu tertentu yang khusus untuk manajemen pelaksanaannya. Ada jadwal terstruktur mengenai kapan berlangsungnya proyek.

Lingkup ini diatur dengan sedemikian rupa untuk memaksimalkan tiap pelaksanaannya. Sehingga hasilnya dari waktu ke waktu mendapatkan progres yang bagus dan menjanjikan.

2. Anggaran (Budget)

Project scope management process juga meliputi pengelolaan anggaran. Dengan melewati proses manajemen, maka akan tercatat sesuai budget apa yang dibutuhkan oleh proyek, mulai dari alat atau kelengkapan bahan maupun pendukung lainnya.

Jadi, penerapan project scope management dalam sebuah proyek dapat memberikan keuntungan bagi perusahaan. Sebab, proyek berpotensi terselesaikan sesuai target dan tujuan. Tidak ada ceritanya proyek gagal karena kebutuhan melebihi anggaran.

3. Sumber Daya Manusia (Resources)

Adapun ruang lingkup project scope management berikutnya adalah resources atau sumber daya khususnya SDM. Lingkup ini juga dikelola dengan baik, entah itu dari pihak klien, sponsor hingga tim yang akan mengerjakan sebuah proyek tersebut.

Dengan adanya, manajemen terhadap sumber daya maka proyek akan berlangsung lebih baik. Sebab, keberhasilan proyek tergantung mindset dan daya kerja para pelakunya.

Mengingat hal ini menjadi penting untuk mempertimbangkan penerapan project scope management dalam lingkup organisasi maupun perusahaan. Hal ini karena dapat menguntungkan perusahaan lebih banyak apalagi kalau manajer proyeknya cekatan dan objektif.

4. Tugas

Dalam pelaksanaan proyek pasti akan ada beberapa tugas yang dibagikan untuk tim. Tentu saja, tugasnya spesifik dan dibagi rata sesuai kemampuan. Upaya ini bertujuan agar lebih mengefisiensi pelaksanaan proyek.

Tugas yang diberikan harus sesuai dengan spesifikasi proyek. Tidak akan melenceng sehingga akan lebih terarah hingga mencapai tujuan yang diharapkan.

5. Tenggat Waktu (Timeline)

Setiap jadwal pelaksanaan proyek pasti ada batas waktunya, entah itu satu bulan, tiga bulan atau bahkan setahun. Ruang lingkup project scope management dapat mencegah pelaksanaan proyek menjadi molor dan melebihi batas kewajaran waktu.

Adanya dokumen manajemen ini menjadi pengingat tersendiri sehingga progres pelaksanaan proyek terlihat lebih cepat. Anda tidak perlu khawatir mengenai masalah proyek melebihi tingkat waktu yang sudah ditentukan jika menerapkan project scope management dengan maksimal.

6. Hasil Kerja Akhir (Deliverables)

Ruang lingkup project scope management yang pasti tentu saja meliputi hasil kerja akhir. Hal ini dikarenakan yang menjadi bukti berhasil tidaknya sebuah proyek nanti. Meskipun hanya berupa gambaran tetapi adanya manajemen yang jelas akan menghasilkan proyek sesuai harapan.

Itulah pentingnya bagi manajer proyek untuk memaksimalkan perannya dalam manajemen sebuah ruang lingkup agar seluruhnya optimal. Sehingga tidak lagi ada ceritanya salah satu cakupan mengalami permasalahan di tengah berlangsungnya proyek.

Tahapan Project Scope Management

Proses yang terjadi di project scope adalah dengan 6 tahapan penting Sehingga nantinya menjadi penentu terwujudnya sebuah hasil akhir proyek. Di antara tahapan project management ruang lingkup ini yaitu sebagai berikut:

1. Plan Scope Management

Tahapan manajemen project scope ini dimulai dengan menentukan terlebih dahulu ruang lingkup proyek dan requirement yang dikelola. Jika sudah tepat dalam menentukannya maka akan sangat memudahkan seorang manajer proyek dalam mendefinisikan, mengelola, memvalidasi serta mengontrol setiap scope-nya.

Dalam mendefinisikannya tentu saja dilakukan satu persatu hingga nanti dapat mengetahui secara detail atau terperinci mengenai semua ruang lingkupnya. Dengan begitu akan mempermudah pengelolaan serta validasi proyek. Sehingga nantinya akan tercipta pelaksanaan proyek yang terkontrol dan tercapai pada target tujuannya.

2. Collect Requirements

Setelah tahap manajemen plan scope mulai dari definisi hingga pengendalian proyek, selanjutnya adalah tahapan melaksanakan dokumentasi dari fitur maupun fungsi produk. Selain itu, juga mencangkup proses dalam pembuatannya.

Semua persyaratan proyek yang harus ada seperti harapan anggaran serta hasil melalui proses wawancara dan seluruhnya wajib didokumentasikan, semuanya termuat dalam project scope management. Tidak hanya dengan menggunakan teknik wawancara tetapi dokumentasi dapat dilakukan melalui survei dan kelompok fokus.

Sedangkan langkah terakhir dari tahapan ini, dokumen yang diperoleh meliputi persyaratan non fungsional dan fungsional, persyaratan stakeholder sekaligus bisnis dan proyek.

3. Define Scope

Define Scope merupakan tahapan project management ruang lingkup yang menjabarkan dua tahapan sebelumnya secara terperinci mengenai layanan maupun produk lewat proyek tersebut. Pada tahapan ini menghasilkan dokumen project scope statement maupun update dokumen proyek yang sudah dibuat sebelumnya.

4. Create The Work Breakdown Structure

Sebagai bentuk manajemen yang terperinci maka juga terdapat dokumen work breakdown structure. Fungsi dari dokumen ini menguraikan semua tugas yang diperlukan dalam proyek. Dengan demikian mempermudah penentuan anggota tim yang dapat mengemban tanggung jawab tersebut.

Selain dapat menyelesaikan tugas lebih efisien, juga memaksimalkan pematuhan pada batas waktu pelaksanaan atau pengerjaan proyek. Jadi sangat bermanfaat sekali penerapan manajemen ini dalam sebuah proyek.

5. Validating Scope

Tahapan project management ruang lingkup ini termasuk tahap final dalam sebuah proyek. Dokumen akan diserahkan kepada pemangku kepentingan untuk diverifikasi serta dicek melalui deliverables yang telah dibuat.

Nantinya, akan jelas terlihat apakah memenuhi standar atau tidak dokumen tersebut. Salah satu cara untuk validasi ini dapat menggunakan MOV (measurable organizational value).

6. Control Scope

Kontrol ruang lingkup merupakan tahapan terakhir dari project scope management yang tidak kalah penting untuk dipahami karena termasuk proses pemantauan status proyek hingga ruang lingkupnya. Selain itu, pada tahap ini pengelolaan perubahan juga akan dilakukan.

Salah satu cara untuk mengeksekusi tahapan ini dengan membuat form permintaan perubahan. Tentu saja dengan menggunakan template yang sesuai agar tujuan dapat terwujud.

Tips Agar Project Scope Management Berjalan Efektif

Setelah mengetahui berbagai hal mengenai manajemen ruang lingkup proyek, tentu saja tidak hanya sebatas memahami. Tetapi perlu menerapkannya dengan tepat melalui beberapa tips yang direkomendasikan. Apa saja? Berikut ini penjelasan lengkapnya:

1. Buat dengan Jelas Hirarki Bagan Sistem Kerja

Supaya lebih mempermudah koordinasi antar tim Anda perlu membuat hierarki secara jelas berupa bagan sistem kerja. Sehingga nantinya tiap-tiap anggota tidak akan kebingungan melaksanakan tanggung jawabnya.

2. Buat Scope dan Cakupan yang jelas

Tips berikutnya adalah membuat secara jelas ruang lingkup dan cakupan proyek. Semakin terperinci suatu cakupan maka akan semakin maksimal pula berjalannya proyek. Maka dari itu, perhatikan dan rinci dengan jelas agar dapat memanajemen proyek hingga mencapai tujuan.

3. Memanfaatkan Beragam Alat Manajemen

Dalam perancangan dan pelaksanaan proyek Anda perlu mengandalkan berbagai alat project scope management. Dengan demikian pembuatan dokumen pengelolaan proyek ini akan berlangsung lebih cepat.

4. Bangun Komunikasi yang Baik dengan Stakeholder

Supaya manajemen ruang lingkup proyek berjalan efektif, komunikasi antar pemangku kepentingan haruslah dibangun. Anda perlu berkonsultasi serta berdiskusi dengan baik bersama mereka ketika ingin membuat ruang lingkup proyek.

Dengan begitu, rancangan ruang lingkup akan sesuai dengan harapan pada hasil akhir dari sebuah proyek.

5. Hindari Membuat Kesepakatan Tidak Jelas

Penting sekali bagi Anda sebelum membuat dokumen ini untuk menyepakati hal-hal dengan jelas. Sebab, akan mempengaruhi manajemen ruang lingkup saat pelaksanaan proyek. Tentu saja ini sangat mengkhawatirkan sehingga perlu diperhatikan khususnya oleh manajer proyek.

Dari seputar project scope management, dari pengertiannya saja sebenarnya sudah tergambar bagaimana tujuan adanya dokumen ini untuk menunjang keberhasilan proyek. Tentu saja, tujuan manajemen adalah untuk melancarkan pelaksanaan proyek hingga mencapai target yang diharapkan.

Walaupun memang tujuan spesifiknya meliputi mengatasi berbagai permasalahan pelaksanaan proyek seperti kebutuhan proyek yang melebihi anggaran, mengatasi perubahan persyaratan atau kebutuhan sekaligus target dan tujuannya. Semua permasalahan tersebut dapat terpecahkan dengan syarat memaksimalkan penerapan proses pengelolaan proyek ini.

Oleh karena itu, penting sekali bagi Anda mempertimbangkan penerapan project scope management dalam sebuah proyek. Apalagi, proses manajemen ruang lingkup ini dapat mengendalikan hambatan yang dapat memicu kegagalan proyek.