4 Tahapan Initiation dalam Manajemen Proyek
4 Tahapan Initiation dalam Manajemen Proyek - Mengelola proyek bukan tugas yang mudah untuk dilakukan. Oleh karena itu, manajer proyek harus memikirkan secara detail mengenai manajemen proyek yang ditangani.
Untuk mempermudah manajemen proyek, manajer proyek biasanya memecah alur pengelolaan proyek ke dalam lima fase atau tahapan. Fase pertama dalam manajemen proyek adalah initiation.
Apa dan bagaimana tahapan initiation dalam manajemen proyek? Simak penjelasannya di bawah ini!
Apa Itu Tahapan Initiation dalam Manajemen Proyek?
Project initiation merupakan langkah pertama yang dilakukan untuk memulai sebuah proyek baru. Selama tahap inisiasi proyek, Anda dapat menetapkan apa alasan melakukan proyek tersebut serta nilai bisnis yang nantinya akan diberikan.
Informasi tersebut kemudian digunakan untuk memperoleh kepercayaan dari pihak pemangku kepentingan utama. Inisiasi proyek sendiri merupakan salah satu fase dari lima fase yang dibuat oleh Project Management Institute (PMI).
Sebelum memulai proyek baru, Anda harus memastikan bahwa inisiatif tersebut akan menambah nilai. Inisiasi berperan untuk memberikan pendekatan terstruktur terhadap kasus bisnis proyek serta membuktikan bahwa pekerjaan yang akan dilakukan tersebut layak.
Selain itu, inisiasi proyek juga berguna untuk memastikan bahwa informasi selalu dibagikan kepada pihak pemangku kepentingan dari awal. Ini bertujuan untuk memperoleh sumber daya yang dibutuhkan, mencegah hambatan proyek, serta mendapatkan visibilitas proyek.
4 Tahapan Inisiasi dalam Manajemen Proyek
Berikut ini tahapan-tahapan dalam melakukan inisiasi manajemen proyek yang sebaiknya Anda dan tim lakukan :
1. Buat kasus bisnis atau piagam proyek
Anda harus bisa memberikan alasan kenapa proyek itu diperlukan serta apa saja manfaat yang diberikan. Hal ini bisa dilakukan dengan membuat kasus bisnis atau piagam proyek.
Kedua jenis dokumen tersebut mengikuti ide dasar yang sama, yaitu menguraikan detail proyek utama serta pitch inisiatif kepada pihak pemangku kepentingan.
Baca Juga: 3 Tahapan Execution dalam Manajemen Proyek
2. Identifikasi pitch proyek dan pemangku kepentingan utama
Tahapan initiation dalam manajemen proyek berikutnya adalah menentukan siapa yang nantinya harus menandatangani kasus bisnis atau piagam proyek tersebut. Hal ini termasuk pihak pemangku kepentingan utama, seperti sponsor proyek, pimpinan eksekutif, serta tim lintas fungsi.
Selain itu, Anda juga perlu mengidentifikasi orang lain yang mungkin tertarik atau berpengaruh terhadap proyek tersebut. Mendapatkan kepercayaan penuh dari pemangku kepentingan akan membantu Anda untuk mendapatkan dukungan, persetujuan, serta sumber daya yang dibutuhkan.
3. Lakukan studi kelayakan
Studi kelayakan harus dilakukan untuk memastikan proyek tersebut layak dijalankan dengan sumber daya yang dimiliki. Langkah ini dilakukan untuk mengevaluasi apakah proyek yang dikerjakan bisa berhasil atau tidak.
Pastikan apakah Anda memiliki sumber daya yang cukup untuk menyelesaikan proyek tersebut. Selain itu, analisis juga apakah laba yang diperoleh atas investasi (ROI) cukup untuk menjadikan proyek ini layak dikerjakan.
Baca Juga: 5 Tahapan Planning dalam Manajemen Proyek untuk Tercapainya Sasaran
4. Bentuk tim dan siapkan peralatan
Jika proyek telah disetujui dan layak untuk dikerjakan, langkah terakhir pada tahapan initiation manajemen proyek adalah membentuk tim, alat, serta ruang kerja. Pastikan Anda membuat tim yang bagus agar proyek bisa mencapai kesuksesan.
Buat struktur tim yang tepat sesuai dengan jenis proyek yang dijalankan. Selain itu, siapkan juga infrastruktur berupa alat dan ruang kerja yang mendukung untuk proses pengerjaan proyek.
Itu dia 4 tahapan initiation dalam manajemen proyek. Semua tahapan tersebut sangat penting untuk dilakukan sebelum melangkah ke tahapan selanjutnya dalam manajemen proyek. Oleh karena itu, pastikan Anda melakukan tahapan ini dengan baik karena akan menjadi pondasi pengerjaan proyek Anda selanjutnya.