Mengenal Tahapan Closure dalam Manajemen Proyek

Tahapan Closure dalam Manajemen Proyek - Dalam manajemen proyek, terdapat setidaknya lima tahap yang harus dilalui, mulai dari inisiasi, persiapan, pelaksanaan, monitoring control dan closure. Tahap terakhir menjadi penentu apakah manajemen proyek berjalan lancar atau tidak.

Pada tahap penutup atau disebut tahap closure bisa berakhir sesuai rencana, meleset atau bahkan gagal.

Project Closure atau Penutup Manajemen Proyek

Tahap penutup menjadi tahap penting karena saat untuk menunjukkan hasil akhir kepada klien atau pemangku kepentingan. Jika hasil akhir sukses memuaskan klien artinya proyek berjalan baik dan sukses namun sebaliknya, bisa saja hasil akhir dianggap gagal.

Seperti disinggung sebelumnya, akhir dari sebuah proyek tidak selalu sesuai harapan, ada beberapa kemungkinan akhir yang bisa terjadi. Berikut 5 kemungkinan akhir dari sebuah proyek:

Normal

Kemungkinan pertama proyek berakhir dengan normal, artinya hasil akhir sesuai dengan rencana yang dibuat. Proyek dikatakan berhasil ketika memperoleh kualitas, biaya dan selesai dengan jadwal yang ditetapkan.

Walaupun ada perubahan dalam prosesnya tidak terlalu berdampak dari rencana awal. Kesuksesan proyek ini akan ditandai dengan perayaan untuk menghargai pekerjaan tim yang bekerja keras.

 Baca Juga: 5 Tahapan Monitoring and Control dalam Manajemen Proyek

Premature

Kemungkinan lain ketika hasil proyek diselesaikan lebih awal dari rencana. Biasanya karena dorongan dari klien atau pihak lain untuk segera menyelesaikan proyek.

Tim terpaksa menyelesaikan lebih awal, namun dengan pengerjaan lebih cepat bisa menimbulkan risiko karena bisa saja ada bagian yang terlewat sehingga mempengaruhi kualitasnya. Jika memungkinkan lebih baik mengajak klien berunding untuk mempertimbangkan kembali keputusan mempercepat penyelesaian.

Perpetual

Ketika sebuah proyek berlangsung lama dan terus melakukan perpanjangan, inilah yang disebut akhir perpetual. Akhir yang seperti ini bisa jadi karena keterlambatan pelaksanaan proyek serta MOV yang tidak memiliki definisi jelas sejak awal.

Akibatnya kelangsungan proyek juga tidak berujung. Bisa juga karena klien atau sponsor yang meminta menambahkan fungsi lain pada produk, sehingga perlu perpanjangan waktu, sumber daya juga biaya.

Failed

Kemudian yang sangat tidak diharapkan ketika proyek gagal diselesaikan sesuai rencana. Proyek gagal jika tidak cukup atensi yang diberikan, baik dalam proses, tenaga tim yang memadai hingga teknologi yang kurang mendukung.

Walau MOV proyek telah menetapkan nilai tertentu, tidak menjamin ketika biaya dan waktu yang dihabiskan lebih besar, karenanya akan sulit mendapat keuntungan.

Baca Juga: 4 Tahapan Initiation dalam Manajemen Proyek

Changed Priorities

Terakhir adalah kemungkinan proyek dihentikan sebelum selesai. Bisa karena alasan finansial, perubahan kebijakan atau perubahan prioritas.

Perusahaan mungkin saja mengalihkan sumber daya dan biaya pada proyek lain yang dinilai lebih menguntungkan.

Itulah tahapan closure dalam sebuah manajemen proyek. Setelah hasil proyek mendapat konfirmasi dari semua pihak berkepentingan, maka manajer proyek dapat mengakhiri proyek.

Selanjutnya setelah kontrak berakhir manajer proyek dan tim dapat melakukan evaluasi kekurangan selama proyek berlangsung. Hal tersebut penting untuk perbaikan pada proyek lain yang akan datang.