5 Tahapan Monitoring and Control dalam Manajemen Proyek

Tahapan Monitoring and Control dalam Manajemen Proyek - Dalam pengerjaan sebuah proyek, diperlukan manajemen proyek yang baik agar dapat bekerja dengan kualitas yang baik.

Mengelola proyek bukanlah hal mudah, dalam manajemen proyek terdapat tahapan yang harus dilalui untuk menghasilkan output sesuai harapan.

Tahapan Monitoring and Control dalam Manajemen Proyek

Pekerja profesional harus melalui setiap tahapan dengan baik, setidaknya ada lima tahap dalam manajemen proyek. Mulai dari tahap inisiasi, tahap perencanaan, tahap pelaksanaan, tahap pemantauan dan pengendalian mutu serta terakhir tahap penutupan.

1. Project Monitoring dan Control Phase

Tahapan penting dalam menentukan kualitas sebuah proyek adalah Tahap pemantauan dan pengendalian proyek atau monitoring dan control phase. Sebenarnya tahap ini perlu berjalan bersamaan dengan tahap executing atau pelaksanaan.

Agar memastikan pelaksanaan telah berjalan sesuai target kualitas yang diinginkan. Jika pada tahap ini ditemukan kekurangan maka dapat langsung dilakukan evaluasi tim yang bekerja, menemukan kesalahan dan membenahi agar mendapat hasil sesuai yang diinginkan.

Selain memantau kualitas proyek, pada tahap ini juga digunakan untuk memastikan kuantitas. Memastikan pekerjaan berjalan dengan biaya yang dikeluarkan sesuai dengan perencanaan.

Hal ini untuk menghindari pembengkakan biaya dari anggaran yang telah ditetapkan. Karenanya dalam proses pengerjaan proyek, tahap pelaksanaan berjalan bersamaan dengan pemantauan dan pengendalian mutu.

Jadi ketika terjadi kekurangan dapat segera diperbaiki agar menghasilkan kualitas produk yang diinginkan. Atau sebaliknya jika biaya yang dikeluarkan jauh lebih tinggi dari anggaran yang dibuat maka bisa segera dibenahi tanpa mengurangi kualitas yang diinginkan.

Guna mendorong tim dalam sebuah proyek bekerja dengan baik dan mencapai goal yang diharapkan, berikut hal yang dapat diterapkan:

 Baca Juga: 4 Tahapan Initiation dalam Manajemen Proyek

2. Critical Success Factors (CSF)

CSF atau faktor penentu kesuksesan merupakan gol utama yang dibuat untuk dicapai sebagai tujuan strategis. Anda dan tim dapat menerapkan CSF dalam proyek untuk menghasilkan manfaat signifikan tidak hanya pada proyek yang sedang dijalankan namun juga organisasi atau perusahaan.

Namun sebenarnya, CSF tidak hanya dapat diterapkan dalam tingkat proyek, melainkan juga pada program atau lebih luas pada departemen yang terkait strategi bisnis. Sebab mencapai faktor penentu kesuksesan dapat dimanfaat untuk kepentingan yang lebih besar.

3. Key Performance Indicator (KPI)

KPI merupakan tolak ukur untuk menggambarkan efektivitas kerja tim dalam mencapai tujuan yang dibuat. Dalam setiap perusahaan atau organisasi perlu menggunakan KPI untuk mengukur kesuksesan serta melihat pencapaian target.

Capaian KPI dapat diukur dalam periode baik harian, mingguan atau bulanan. KPI dapat berhasil ketika terus menerus mendapat perhatian baik dari manajemen dan tim. Ketika satu saja orang yang menyimpang dari KPI maka manajemen dapat mengingatkan atau mengambil keputusan agar KPI tidak diremehkan